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Ecco la terza puntata della serie InDesign Essentials. Oggi vediamo una funzione semplice ma che può risolvere molti problemi.

Se crei listini, tabelle, schede tecniche in InDesign ti sarà capitato di dover inserire molti numeri, prezzi o misure con la virgola e probabilmente di perdere molto tempo cercando di allinearli con intricati giochi di spazi o tabulazioni.

Sarai felice di sapere che non devi più combattere con file di numeri storti. Esiste una funzione chiamata Tabulazione Decimale che ti permette di creare file di numeri, prezzi e misure perfettamente allineati in pochi clic.

Per allineare verticalmente delle cifre decimali, seleziona dal menu Testo > Tabulazioni

specificando nella casella “Allinea a” il carattere sul quale basare il posizionamento.
Nell’esempio seguente i numeri sono stati allineati in base al carattere virgola “,”.

Facile no? In un paio di clic potrai creare il tuo listino, tabella e scheda tecnica in modo ordinato e pratico.

Seconda puntata del corso Indesign Essentials. Oggi vedremo come risparmiare sulla traduzione semplicemente facendo il controllo ortografico nei file di in Indesign.

Potrebbe sembrare una cosa poco importante, ma un banale errore di ortografia o incoerenze nel trattamento di maiuscole/minuscole possono innescare una serie di problematiche che generano ritardi e inutili perdite di tempo. Errori di questo tipo infatti possono:

– rendere incomprensibile/ambiguo il significato di una frase;

– generare dubbi nei traduttori e relative richieste di spiegazione;

– ridurre la percentuale di recupero di traduzioni pregresse quando si usano programmi di traduzione assistita generando lavorazioni ripetute e aumentando così i tempi e i costi di traduzione dei file o il proliferare di traduzioni duplicate. In base ai nostri dati errori di questo tipo possono determinare costi superiori della traduzione anche del 30%!

Vale la pena quindi dedicare qualche minuto al controllo ortografico sui file sorgenti in Indesign. Non è noto a tutti che anche Indesign come Microsoft Word permette il controllo ortografico del testo e l’aggiunta di parole ai dizionari. Vediamo come fare.

Dal menu Preferenze di InDesign entrare nel sottomenu DIZIONARIO e impostare la lingua del documento.

Nel sottomenu successivo CONTROLLO ORTOGRAFIA è possibile impostare le opzioni di verifica. Si possono impostare filtri di ricerca per cercare parole ripetute, parole con la prima lettera in minuscolo anziché maiuscolo (ad esempio nomi propri) o frasi in minuscolo dopo una punteggiatura che richiede il maiuscolo (punto, punto di domanda ecc…). Per un controllo a colpo d’occhio è possibile anche personalizzare il colore delle sottolineature con cui verranno segnalati tali errori.

Ma c’è di più. Se sbagli spesso a digitare qualche parola, ad esempio invertendo due lettere, puoi creare una lista di errori di battitura frequenti con relativa correzione. Il programma correggerà gli errori automaticamente mentre il testo viene digitato. Comodo!

Per impostare questa funzione vai nella scheda CORREZIONE AUTOMATICA è aggiungi le parole con l’ortografia sbagliata e la relativa correzione come nell’esempio qui sotto.

Piccoli accorgimenti ma molti utili per creare documenti ortograficamente corretti e ordinati.

Possono sembrare elementi trascurabili ma non dimenticate che anche la “cosmetica” di un testo è importante e contribuisce all’immagine di precisione, cura e qualità del vostro brand oltre a farvi risparmiare sulle traduzioni!

Stiamo vivendo quella che è già stata definita la 4° rivoluzione industriale e come in ogni grande evento che coinvolge uomini e cose a livello globale molte sono le sfaccettature: gli entusiasmi e visioni di chi ha già abbracciato le nuove idee e i dubbi e le incertezze di chi fatica a cambiare perché legato a modi di fare tradizionali o per mancanza di risorse, conoscenze o di un piano d’azione. Si respira però un clima di grande fermento, voglia di esplorare e sperimentare, di osare fin dove si può arrivare e come le nuove tecnologie possono aiutare e semplificare la nostra vita quotidiana.

Se ne è parlato la scorsa settimana a COMTecnica, una due giorni di convegno dove esperti internazionali si sono riuniti per discutere di Intelligent information, dynamic content delivery, mobile documentation ma anche di come gestire i cambiamenti e come affrontare differenze culturali nelle relazioni business.

I prodotti intelligenti che dialogano tra loro che fino a qualche anno fa non sapevamo se chiamare smart present o smart future sono entrati a pieno titolo nelle nostre vite.

Ogni giorno utilizziamo una miriade di prodotti smart che ci semplificano la vita: guidiamo auto con display digitali sempre più autonome, indossiamo dispositivi che tengono sotto controllo la nostra attività fisica,  possiamo vedere chi suona al nostro campanello di casa anche quando siamo fuori, accendiamo il forno prima di uscire dal lavoro per avere la cena pronta e riceviamo la lista della spesa sullo smartphone direttamente dal frigo che ci avverte anche quando gli alimenti sono scaduti.

È la rivoluzione IoT o Internet of thing degli oggetti digitali interconessi che monitorano in tempo reale le nostre attività e inviando con pochi clic o touch tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno per muoverci nel traffico (Smartcar/SmartCity), controllare la casa (SmarHome), fare la spesa (SmartShopping), tenere sotto controllo la nostra salute (SmartHealth) e tutti gli aspetti della nostra vita (SmartLiving)

Come si colloca la comunicazione tecnica in questo scenario? È evidente che in questo ambiente digitalizzato anche le istruzioni per l’uso di prodotti e servizi devono essere integrate nei prodotti, facilmente accessibili in qualsiasi condizione e recuperabili secondo necessità e in modo mirato e pertinente. Gli utenti si aspettano sempre più che le informazioni siano pertinenti al contesto, adattative, multimediali, personalizzate in base al proprio livello di conoscenza ed esperienza.

La situazione attuale vede già la disponibilità di display e dispositivi di lettura come smartphone, tablet, telecamere come sensori e Bluetooth o RFID come connettori; di metadati basati su XML per CCMS  (Component Content Management System) per creare “database” per organizzare i contenuti indipendentemente dal layout per poi  generare pubblicazioni  nel media desiderato (ad. Esempio sito web, brochure o catalogo).

La documentazione tecnica, il manuale istruzioni in primis, sta quindi facendo il salto verso la pubblicazione elettronica  che ha il vantaggio di essere fruibile ovunque da display di smartphone e tablet, facilmente ricercabile e aggiornabile in modalità online e offline ma che non è esente da problematiche di fruizione (mancanza di dispositivo di lettura, mancanza di alimentazione, difficoltà di fruizione in ambienti specifici).

D’altro lato il principale ostacolo alla diffusione della documentazione elettronica è proprio la carta che è ancora molto presente (in particolare in forma di pdf!) come interfaccia per l’utente. Ciò è dovuto soprattutto a causa di requisiti normativi che impongono che le istruzioni siano consegnate in modo sicuro e disponibile nel lungo periodo, ma anche perché è il metodo tradizionale per molte aziende di consegnare la documentazione (in particolare nel settore industriale) e non da ultimo per richiesta stessa degli utenti.

Stiamo quindi vivendo una fase di cambiamento e innovazione in cui le aziende si muovono a velocità diverse tra chi ha già abbracciato le nuove tecnologie (vedi il caso di Elica, produttore di cappe da cucina) e chi rimane ancora ancorato a sistemi di comunicazione tradizionali in cui la carta resta un limite anche per chi dispone di tecnologie di pubblicazione innovative.

In questo momento di transizione la soluzione migliore da adottare è quindi quella di una “libera scelta del media di pubblicazione” in base al tipo di prodotto o servizio scegliendo tra guida rapida su carta, informazione mobile, realtà aumentata, display integrati, documentazione online per rendere la fruizione delle informazioni per l’utente sempre più rapida, immediata e mirata.

Che sia su carta o online, digitale o tradizionale la documentazione tecnica è un valore aziendale che va gestito e curato con attenzione. Lo sapevate che ciò che un brand dice di se stesso attraverso il marketing, la comunicazione e la pubblicità è uno dei parametri utilizzati dal Reputation Institute per valutare la reputazione di un’azienda?

Una ragione in più per preparare la documentazione tecnica e la comunicazione aziendale con cura e dedizione chiedendo il supporto di un fornitore di servizi linguistici professionale per aiutarvi a promuovere il vostro brand e la vostra immagine aziendale

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